Dit is de Privacyverklaring van zorgorganisatie Triade Vitree Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle locaties en vestigingen van Triade Vitree. Denk hierbij aan alle locaties dagbesteding, 24 uurszorg/wonen, KBC’s, zorgboerderijen, gezinshuizen, kantoren e.a.
Triade Vitree hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring staat hoe Triade Vitree omgaat met de persoonsgegevens.
Triade Vitree respecteert de privacy en draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens steeds vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), worden behandeld. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Versie: 16 januari 2023
We hebben in de Privacyverklaring voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in de Privacyverklaring lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Triade Vitree verwerkt in het kader van haar dienstverlening op een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze.
Van wie verwerkt Triade Vitree persoonsgegevens?
Dit zijn allereerst onze (aspirant) cliënten en diens wettelijke vertegenwoordigers waar we de zorg voor verlenen. Daarnaast van de personen met wie we contact hebben en onderhouden, of die de websites bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken.
Daarnaast verwerken we persoonsgegevens van personen die ervoor zorgen dat we onze zorg zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Het betreft hier onder andere onze (zorg)werknemers, uitzendkrachten, gedetacheerden, payrollkrachten maar ook de contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers, zakelijke klanten, leveranciers of business partners.
Belangrijk: als u als bedrijf of organisatie persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt deze privacyverklaring aan uw medewerkers geven, zodat. zij weten op welke wijze Triade Vitree omgaat met persoonsgegevens.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is de Stichting Triade-Vitree, met haar hoofdvestiging aan de Grietenij 17-05, 8233 BP te Lelystad en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 39068356. Deze Stichting bestuurt en houdt toezicht op de stichtingen:
Deze Privacyverklaring is automatisch mede van toepassing op deze stichtingen. Tezamen vormen zij de organisatie Triade Vitree.
De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die verwijzen naar een persoon. Dat kan een naam, een adres of een telefoonnummer zijn. Maar ook informatie over gezondheid (zoals in het medisch dossier) is een persoonsgegeven.
Onder welke wetgeving valt de verwerking van persoonsgegevens?
Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en heeft daarbij te maken met verschillende wet- en regelgeving. Zo houdt Triade Vitree zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarnaast gelden andere aspecten van wet- en regelgeving die met de privacy van gegevens te maken hebben, zoals een bewaarplicht.
Van wie verzamelt Triade Vitree persoonsgegevens?
Triade Vitree verwerkt privacygevoelige gegevens van bijvoorbeeld cliënten, medewerkers en sommige dienstverleners. Ons streven is om misbruik van deze gegevens te voorkomen. Hoe doen we dat? Zie voor meer informatie de tekst onder ‘Welke beveiligingsmaatregelen treft Triade Vitree?’
Algemeen o.a. via de website of telefonisch:
Persoonsgegevens ten behoeve van ons Personeel / Vrijwilligers:
Als u bij ons werkt, heeft gewerkt of als vrijwilliger of stagiaire betrokken bent dan kunnen we de volgende (persoons)gegevens verwerken:
Persoonsgegevens ten behoeve van onze cliënten:
De volgende persoonsgegevens kunnen voor Triade Vitree noodzakelijk zijn om kwalitatief goede zorg te kunnen verlenen en/of zijn wettelijk vereist in zorg specifieke wetgeving. Afhankelijk van het type zorg (ambulante hulp, jeugdzorg, langdurige zorg, pleegzorg) kan Triade Vitree persoonsgegevens verwerkingen in haar beveiligde Elektronische Cliënten Dossier (ECD). Persoonsgegevens die kunnen voorkomen in het ECD zijn:
Persoonsgegevens ten behoeve van onze Leveranciers:
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Bijzondere persoonsgegevens zijn extra gevoelig. Hierbij gaat het om gegevens over zaken zoals etniciteit, religie en seksuele voorkeur. Deze gegevens worden in principe niet geregistreerd. Deze bijzondere persoonsgegevens worden alleen geregistreerd als dit noodzakelijk is voor een goede zorgverlening. En natuurlijk alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.
Onze website verzamelt gegevens over websitebezoekers, waaronder bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar.* We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over de minderjarige waar u wettelijk vertegenwoordiger van bent, neem dan contact op met het Privacy Office van Triade Vitree via: privacy@triadevitree.nl zodat wij deze eventuele gegevens kunnen verwijderen.
*Zie voor meer informatie onder het kopje "Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken".
Om uw gegevens te mogen verwerken is er op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een grondslag nodig. Hieronder is te lezen welke grondslagen bestaan:
In sommige gevallen heeft Triade Vitree uw toestemming nodig voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Een voorbeeld waarbij wij op grond van uw toestemming uw gegevens verwerken is voor het verzenden van een nieuwsbrief. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
Er zijn ook gevallen waarbij Triade Vitree gebruik kan maken van een andere grondslag. Denk hierbij aan:
Indien er sprake is van één van de hiervoor genoemde grondslagen kan Triade Vitree zonder uw toestemming uw persoonsgegevens verwerken.
Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Krijgen wij een aanmelding met een zorgvraag, dan hebben wij persoonsgegevens nodig. Zie om welke gegevens het gaat de informatie onder ‘Welke gegevens gebruiken wij?’.
Alleen rechtstreeks betrokken behandelaren kunnen met elkaar overleggen. Voor dit overleg is het nodig om persoonsgegevens te raadplegen voor het kunnen leveren van een goede dienstverlening.
Ter ondersteuning van de zorgvraag voor de cliënt en de bedrijfsvoering van de organisatie.
Het cameratoezicht wordt enkel onder strikte voorwaarden ingezet voor een specifiek doel, wat goed moet worden onderbouwd.
Enkel met toestemming van de cliënt kan Triade Vitree een informatieve nieuwsbrief versturen.
Het is nodig om persoonsgegevens te verwerken voor het uitvoeren van de gegeven opdrachten.
Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens voor het verbeteren van haar dienstverlening als zorgaanbieder.
Enkel op basis van toestemming van de betrokkenen kan na een goedkeuringsproces de gevraagde persoonsgegevens worden verwerkt voor één specifiek doel.
Het beantwoorden of afhandelen van uw vragen of klachten via de e-mail.
Triade Vitree houdt zich aan wet- en regelgeving betreffende privacy en informatiebeveiliging, zoals:
De NEN-normen.
Triade Vitree verstrekt persoonsgegevens aan anderen enkel met uw toestemming of omdat Triade Vitree op grond van een wettelijke plicht dit zou moeten doen (een voorbeeld is verstrekken van medicatiegegevens aan de Apotheek). Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.
Let op: een gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken zonder opgaaf van reden. Bent u benieuwd welke rechten u nog meer heeft op grond van de AVG? Zie dan de informatie onder het kopje ‘Wat zijn uw rechten?’.
Triade Vitree verwerkt soms gegevens namens andere organisaties.
Bij meerdere vestigingen van Triade Vitree vinden dagbestedingsactiviteiten plaats. Deze activiteiten worden onder begeleiding, door onze cliënten uitgevoerd. Triade Vitree wordt daarbij soms ingehuurd door bedrijven en organisaties uit de regio. Bij sommige van deze activiteiten verwerkt Triade Vitree namens deze organisatie persoonsgegevens. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het vullen en inpakken van kerstpakketten en voorzien van adresgegevens of het namens een bedrijf vernietigen van vertrouwelijke documenten.
Werkt Triade Vitree samen met andere bedrijven of organisaties, dan worden er contractuele afspraken gemaakt voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.
Triade Vitree bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. We hanteren daarbij de termijnen die in de zorg specifieke wetten zijn opgenomen maar ook in belastingwetgeving. Gegevens van sollicitaties worden maximaal twaalf maanden bewaard en daarna vernietigd, na toestemming kunnen we ook uw sollicitatie in onze vacature portefeuille langer bewaren.
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en het recht om correctie, verwijdering of vergetelheid van uw persoonsgegevens te vragen. Tevens kunt u bezwaar aantekenen tegen het gebruik van uw persoonsgegevens en onder omstandigheden heeft u recht op het beperken van de gegevensverwerking. Daarnaast bestaat het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Bij ieder verzoek is een individuele afweging mogelijk. U krijgt binnen de daarvoor geldende termijn antwoord op uw verzoek. Bij uw verzoek vragen wij om uw identificatie. Indien de behandeling niet aan uw verwachting voldoet dan kunt u daarvoor een klacht indienen. U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen aan het het adres dat u vindt onder het kopje 'Contactgegevens'.
Dat is het recht van betrokkenen om bijvoorbeeld een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die Triade Vitree van u verwerkt, met als doel meer grip te verkrijgen op de verwerking van eigen persoonsgegevens.
Gebruikt Triade Vitree persoonlijke werkaantekeningen als geheugensteuntje? Dan vallen deze aantekeningen niet onder het inzagerecht. Maar slaat Triade Vitree de aantekeningen vervolgens op in een dossier of verstrekt Triade Vitree deze aan anderen? Dan heeft u ook recht op inzage in deze aantekeningen.
U heeft het recht om correctie van uw persoonsgegevens te vragen. Dat houdt in dat u een organisatie mag vragen uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. U kunt om correctie vragen als uw persoonsgegevens:
Het correctierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee u het niet eens bent, voor zover deze ter zake doen. Wel mag u van de organisatie verwachten dat deze in ieder geval uw schriftelijke mening toevoegt aan het dossier. Dat kan vooral een oplossing bieden bij situaties waarbij het om niet objectief vast te stellen feiten gaat.
De beoordeling welke medische gegevens juist zijn, of de gegevens volledig zijn blijft steeds voorbehouden aan Triade Vitree. Dit is onder andere zo vanwege de vereiste medisch inhoudelijke deskundigheid, de vereiste goede kwaliteit van de geleverde zorg en vanwege de plichten die Triade Vitree heeft als goed hulpverlener.
Mensen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden. Maar vaak kunnen niet alle persoonsgegevens gewist worden. Bijvoorbeeld als er een wettelijke plicht bestaat om uw persoonsgegevens wel te gebruiken of een bepaalde tijd te bewaren. Maar wanneer geldt het recht op vergetelheid dan wel? Een reden hiervoor kan zijn dat de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, de toestemming van de betrokkene is ingetrokken, de betrokkene bezwaar maakt tegen het gebruik van zijn persoonsgegevens (zie ook het recht op bezwaar), de persoonsgegevens zonder wettelijke grondslag worden verwerkt en/of de wettelijke bewaartermijn verlopen is.
Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Bijvoorbeeld: een cliënt(e) van Triade Vitree heeft meegedaan aan een medisch onderzoek en komt er later achter dat een bekende van hem/haar als onderzoeker bij die organisatie werkt en heeft dan liever niet dat de onderzoeksgegevens worden gebruikt.
Het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken. Ook hier zijn verschillende situaties denkbaar, zoals: de persoonsgegevens zijn mogelijk onjuist, de verwerking is onrechtmatig, de persoonsgegevens zijn niet meer nodig en/of een betrokkene maakt bezwaar.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij. Cliënten kunnen vragen om eigen persoonsgegevens over te dragen als zij hun contract met Triade Vitree willen beëindigen. Vervolgens kunnen zij makkelijk deze gegevens doorgeven aan een andere zorgaanbieder.
Wilt u uw zorgdossier laten overdragen aan een andere zorginstelling?
Wij gaan slechts over tot verstrekking van persoonsgegevens van (ex)-cliënten aan derden als we hiertoe wettelijk verplicht worden of als we hiervoor schriftelijke expliciete toestemming hebben ontvangen van de betrokkenen (de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger).
Dit betekent dat voordat we kunnen aangeven of een cliënt ooit zorg van ons heeft ontvangen we schriftelijke toestemming nodig hebben van deze cliënt (of diens vertegenwoordiger). Na ontvangst en registratie van deze specifiek aan Triade Vitree gegeven toestemming tot verstrekking van het dossier kunnen we de zorginstelling informeren en indien mogelijk voorzien van het dossier. Het overdragen van een dossier of bepaalde persoonsgegevens worden op een beveiligde en versleutelde manier verzonden of toegestuurd met een aangetekende poststuk.
Dit specifieke Triade Vitree toestemmingsformulier kunt u opvragen via: privacy@triadevitree.nl.
Individuele afweging bij ieder verzoek
De hiervoor beschreven rechten zijn geen absolute rechten. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat aan een bepaald verzoek geen gehoor kan worden geven. Indien dat zo is dan wordt dat gemotiveerd kenbaar gemaakt.
Triade Vitree kan bij alle vragen/verzoeken vragen om een identiteitsbewijs. Dit doet Triade Vitree om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt of ten onrechte wijzigingen worden aangebracht in persoonsgegevens.
Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen wordt dan ook verzocht op voorhand een kopie van een identiteitsbewijs mee te zenden. Op de kopie moet worden aangegeven dat het een kopie betreft; voor wie en met welk doel de kopie verstrekt wordt en de datum waarop de kopie is afgegeven. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart.
De kopie van het identiteitsbewijs wordt alleen ter vaststelling van de identiteit gebruikt en de kopie wordt na de vaststelling direct vernietigd.
Triade Vitree zal de vragen/verzoeken in het algemeen binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van de vragen/verzoeken meer tijd kosten, dan wordt dat binnen een maand aangegeven. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden. Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen.
Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Mocht een klacht bestaan over de verwerking van de persoonsgegevens dan kunt u hierover in eerste instantie contact op zoeken met uw hulpverlener, de betrokken manager of gedragsdeskundige en eventueel met onze klachtenfunctionaris opnemen via onderstaand adres.
De klachtenfunctionaris biedt ondersteuning bij het vinden van een passend antwoord op de klacht. Het staat de klager altijd vrij een klacht in te dienen bij de Functionaris gegevensbescherming van Triade Vitree of bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacywetgeving. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Voor het veilig verwerken van persoonsgegevens, neemt Triade Vitree passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die ongewenste handelingen van persoonsgegevens kan voorkomen.
Wij zijn verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens.
Triade Vitree neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Triade Vitree heeft meerdere technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Triade Vitree is NEN7510 gecertificeerd waarmee Informatie Beveiliging continue aandacht heeft binnen onze organisatie. Hierbij kunt u denken aan:
Wij gebruiken persoonsgegevens omdat het nodig is voor het uitvoeren van onze diensten. Vaak bewaren we ook persoonsgegevens omdat dat moet vanwege wettelijke, financiële en/of fiscale verplichtingen.
Triade Vitree gebruikt technische en functionele cookies op haar websites. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Analytische cookies / Google Analytics
Triade Vitree gebruikt Google Analytics om bezoekersstatistieken te verzamelen en rapportages daarvan samen te stellen, met als doel de website gebruiksvriendelijker te maken. Triade Vitree kan met behulp van de rapporten uit Google Analytics niet bepalen wie u bent of waar u woont. De gegevens van Google Analytics zijn alleen voor intern gebruik en worden door Triade Vitree in geen geval doorgegeven aan externe partijen.
Alle gegevens zijn eigendom van Google. Google kan deze informatie verstrekken aan derden, als zij daar wettelijk toe verplicht worden. Lees het privacy beleid van Google Analytics voor meer informatie over wat Google met uw informatie doet. U kunt Google Analytics helemaal blokkeren door een zogenaamde add-on op uw browser te installeren.
Als u een vraag of klacht heeft over de manier waarop we met uw gegevens omgaan, neemt u dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via de contactgegevens zoals hieronder aangegeven. Mocht u er met onze Functionaris Gegevensbescherming niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze Privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website van Triade Vitree. Triade Vitree kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze Privacyverklaring. In dat geval nemen wij contact met u op alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.
U kunt uw schriftelijke verzoeken of vragen met betrekking tot privacy sturen aan:
Triade Vitree
Ter attentie van Functionaris Gegevensbescherming
Grietenij 17-05
8233 BP Lelystad
0320 -280 925
privacy@triadevitree.nl
Website: www.triadevitree.nl
Functionaris Gegevensbescherming
Triade Vitree heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze Functionaris Gegevensbescherming is de onafhankelijk toezichthouder ten aanzien van de omgang met persoonsgegevens en privacy binnen Triade Vitree is te bereiken via fg@triadevitree.nl.
Bij het vermoeden van een veiligheidsincident of zelfs datalek, adviseren wij u contact op te nemen met de Functionaris gegevensbescherming via het invullen van het volgende formulier.
Onze functionaris gegevens bescherming neemt vervolgens zo spoedig mogelijk contact met u op.
Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit de Privacyverklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP.
De contactgegevens van de AP zijn:
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV
Den Haag 0900-2001201